O avanço das tecnologias, com a emissão de comprovantes digitais bem como a digitalização de documentos, fez com que o volume de papel utilizado dentro das empresas diminuísse muito, mas a importância de se guardar adequadamente documentos importantes, não.
De maneira geral, novas empresas surgem em meio a essa boa redução do uso do papel, mas e as empresas com 5 ou 10 anos de existência? Quantas informações perdidas com prejuízos financeiros em Processos Trabalhistas ocorrem por falta de uma “boa gestão dos documentos”?! Quantos pagamentos duplicados, auditorias e fiscalizações não atendidas adequadamente?!
A JJ Abrantes é uma empresa que está há mais de 15 anos atuando no mercado de prestação de serviços, com foco na organização de arquivos físicos, otimização de espaços, e capacitação e atualização de pessoal para o manejo do acervo documental. Está sediada na cidade do Rio de Janeiro, e atua em diversas regiões do país. Seu principal propósito é apresentar a solução definitiva para as dificuldades de manejo e guarda de documentos.
Aproveitamos o tema abordado para conversar um pouco com a Joselma Abrantes, diretora da JJ Abrantes:
Joselma, fale-nos um pouco mais sobre a importância da JJ Abrantes em uma empresa com um grande depósito de documentos?
Resposta: Realmente existe uma grande diferença entre depósito e Arquivo de documentos. Um depósito não tem a organização necessária para o documento ser encontrado rapidamente, quando a solicitação é urgente. A técnica de organização da JJ Abrantes possibilita a otimização do espaço disponível para o armazenamento do acervo e sua consequente facilidade de recuperação da informação em tempo ágil.
Quais os procedimentos e etapas usadas pela JJ Abrantes na “gestão dos arquivos físicos”?
Resposta: Começamos com um planejamento junto à direção / gerência, seguida de expurgo e fragmentação dos documentos prescritos, de acordo com a legislação vigente. Organizamos e indexamos o acervo para facilitar a pesquisa e treinamos um funcionário da própria empresa para dar continuidade à organização e padronização estabelecidas.
Quando a “organização é a ciência do rendimento”?
Resposta: Quando é comprovada, com a organização do arquivo, a enorme economia de dinheiro, tempo e estresse, advindas da facilidade resultante desta atividade. Quando se percebe a quantidade de retrabalho que é evitado. Quando a centralização do acervo, a padronização e o controle de entrada e saída de documentos estabelecem uma conscientização da necessidade de preservação e da importância da informação e da memória da empresa.
Nesses anos trabalhando em arquivos, o que mais te surpreendeu? Algum tesouro perdido?
Resposta: Muitos!! Além de diversos documentos comprobatórios, essenciais para defesas judiciais, já encontrei cartas de amor, poemas delicados, fotografias antigas de família consideradas perdidas, alianças e outros objetos que caíram dentro de alguma caixa, informações sigilosas entregues a seus donos, e até uma cobra jararaca que morreu presa em uma caixa.
JJ Abrantes